Regulamin

REGULAMIN ZAJĘĆ W JW ACADEMY

Regulamin stanowi podstawę świadczenia usług edukacyjnych przez JW Academy i określa prawa oraz obowiązki stron. 

1. SŁOWNIK POJĘĆ

  1. Organizator / JW Academy – Justyna Wołoszyn-Korzeń prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą JW Academy, z siedzibą w Miłocicach Małych, ul. Główna 25, 55-220 Jelcz-Laskowice, NIP: 9121851753, REGON: 380519673.
  2. Zajęcia – zajęcia językowe, warsztaty i inne usługi edukacyjne organizowane przez JW Academy.
  3. Zajęcia indywidualne – zajęcia prowadzone dla jednej osoby.
  4. Zajęcia w parze – zajęcia prowadzone dla dwóch osób uczących się razem.
  5. Zajęcia grupowe – zajęcia prowadzone w grupach liczących co najmniej trzy osoby.
  6. Zamawiający – uczestnik zajęć albo rodzic lub opiekun prawny uczestnika niepełnoletniego, będący osobą zawierającą umowę z Organizatorem oraz odpowiedzialną za płatności i kontakt z JW Academy. 
  7. Uczestnik – osoba korzystająca z zajęć organizowanych przez JW Academy.
  1. Aplikacja zajęciowa – system LangLion lub inny system wskazany przez Organizatora do obsługi zapisów, harmonogramu, obecności i odwołań zajęć, stanowiący podstawowe narzędzie komunikacji i zarządzania zajęciami, a informacje w nim zawarte są wiążące dla stron. 
  2. Umowa – umowa o świadczenie usług edukacyjnych zawarta poprzez akceptację niniejszego Regulaminu.
  3. Siła wyższa – zdarzenie niezależne od Organizatora, uniemożliwiające realizację zajęć, w szczególności choroba lektora, awarie techniczne lub inne zdarzenia losowe. 

Zapisanie się na zajęcia, dokonanie płatności lub uczestnictwo w pierwszych zajęciach jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu i zawarciem umowy o świadczenie usług edukacyjnych.

Regulamin jest wiążący dla wszystkich Zamawiających i Uczestników.

2. POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Zapis na zajęcia, niezależnie od formy (w szczególności poprzez formularz na stronie internetowej, e-mail, telefonicznie lub poprzez zapis dokonany przez Organizatora na prośbę Zamawiającego, w tym po przeprowadzonym audycie językowym), jest równoznaczny z akceptacją niniejszego regulaminu oraz zawarciem umowy o świadczenie usług edukacyjnych. 
  2. Zamawiający zobowiązany jest do zapoznania się z regulaminem przed rozpoczęciem zajęć.
  3. Udział w pierwszych zajęciach jest równoznaczny z potwierdzeniem zapoznania się z regulaminem oraz jego akceptacją i ma skutek równoważny z zawarciem umowy, o której mowa w niniejszym Regulaminie.
  4. Regulamin określa zasady organizacji zajęć, płatności, odwoływania i rezygnacji z zajęć oraz prawa i obowiązki Organizatora i Zamawiającego.
  5. Regulamin stanowi podstawę współpracy pomiędzy Zamawiającym a Organizatorem oraz jest wiążący dla wszystkich Zamawiających i Uczestników. 
  6. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o prawach konsumenta oraz przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).
  7. W przypadku zajęć realizowanych na rzecz przedsiębiorców (szkoleń firmowych) zasady współpracy, w tym organizacja zajęć, płatności, odwołania oraz odpowiedzialność stron, mogą być określone odrębnie w indywidualnej ofercie lub umowie zawartej z Zamawiającym.

3. ORGANIZACJA ZAJĘĆ

3.1. Zajęcia indywidualne i zajęcia w parze

  1. Zajęcia odbywają się zgodnie z indywidualnymi ustaleniami z Zamawiającym lub Zamawiającymi i są potwierdzane w Aplikacji zajęciowej. 
  2. Zajęcia indywidualne oraz zajęcia w parach są generowane cyklicznie przez cały rok, również w okresie ferii i wakacji, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. W przypadku gdy Zamawiający nie planuje udziału w zajęciach w okresie ferii, wakacji lub w innych terminach zobowiązany jest do ich wcześniejszego odwołania zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie. 
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lektora w uzasadnionych przypadkach, w szczególności w razie choroby, zdarzeń losowych, zakończenia współpracy z lektorem albo zmian organizacyjnych bez konieczności uzyskania zgody Zamawiającego. 
  4. Organizator może wyjątkowo zmienić termin zajęć z przyczyn organizacyjnych lub losowych, po uprzednim poinformowaniu Zamawiającego lub Zamawiających z odpowiednim wyprzedzeniem, o ile jest to możliwe. 
  5. W przypadku odwołania zajęć przez Organizatora, zajęcia zostaną przełożone na inny termin ustalony z Zamawiającym lub Zamawiającymi a w przypadku braku możliwości ustalenia nowego terminu, zajęcia nie podlegają opłacie.

3.2. Zajęcia grupowe

  1. Zajęcia odbywają się zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Organizatora.
  2. Harmonogram zajęć jest udostępniany w aplikacji zajęciowej, w biurze oraz może zostać przesłany pocztą elektroniczną przy czym za obowiązującą uznaje się wersję harmonogramu dostępną w Aplikacji zajęciowej.
  3. Harmonogram zajęć uwzględnia przerwy świąteczne, ferie, wakacje oraz dni wolne ustalone przez Organizatora. Zamawiający zobowiązany jest do bieżącego zapoznawania się z harmonogramem zajęć grupowych oraz jego ewentualnymi zmianami.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do:
    1. zmiany lektora w uzasadnionych przypadkach,
    2. zmiany sali, formy prowadzenia zajęć lub platformy komunikacji,
    3. połączenia grup o zbliżonym poziomie,
    4. zmiany harmonogramu zajęć z ważnych przyczyn organizacyjnych,
    5. rozwiązania grupy albo zmiany harmonogramu, jeżeli liczba uczestników spadnie poniżej minimalnej liczby uczestników niezbędnej do prowadzenia danej grupy bez konieczności uzyskania zgody Zamawiającego. 
  5. W przypadku rozwiązania grupy Organizator zaproponuje Uczestnikowi, według własnego wyboru:
    1. przeniesienie do innej grupy o zbliżonym poziomie,
    2. kontynuację zajęć w zmienionej formule,
    3. rozliczenie niewykorzystanej części opłaty proporcjonalnie do liczby niezrealizowanych zajęć
    4. albo inną formę kontynuacji zajęć 
  6. Organizator nie gwarantuje niezmienności składu grupy w trakcie trwania kursu.

4. ODWOŁANIE ZAJĘĆ I NIEOBECNOŚCI

4.1. Zajęcia indywidualne i zajęcia w parze

  1. Zajęcia indywidualne oraz zajęcia w parze można odwołać bezpłatnie najpóźniej na 18 godzin przed planowaną godziną ich rozpoczęcia, wyłącznie za pośrednictwem aplikacji zajęciowej i tylko w ten sposób odwołanie uznaje się za skuteczne. 
  2. JW Academy nie przyjmuje odwołań zajęć telefonicznie, SMS-em, przez komunikatory, w biurze ani za pośrednictwem lektora.
  3. Brak odwołania zajęć w terminie, o którym mowa powyżej, skutkuje uznaniem zajęć za zrealizowane i naliczeniem opłaty za te zajęcia, bez możliwości ich odrobienia lub zwrotu niezależnie od przyczyny nieobecności. 
  4. W przypadku zajęć w parze:
  1. odwołanie zajęć przez jednego z Zamawiających skutkuje automatycznym odwołaniem zajęć dla obu uczestników,
  2. w przypadku odwołania zajęć po upływie wskazanego terminu (tj. później niż 18 godzin przed zajęciami), opłata naliczana jest dla obu uczestników,
  3. każdy z Zamawiających zobowiązany jest do samodzielnego sprawdzenia w aplikacji zajęciowej przed zajęciami, czy nie zostały one odwołane przez drugiego uczestnika,
  4. Organizator nie informuje uczestników o odwołaniu zajęć przez drugą osobę w parze,
  5. w sytuacji, gdy jeden z uczestników stawi się na zajęcia, a drugi wcześniej je odwołał, a pierwszy uczestnik nie zweryfikował tej informacji w aplikacji, zajęcia nie będą realizowane, a opłata zostanie naliczona zgodnie z obowiązującymi zasadami co Zamawiający przyjmuje do wiadomości i akceptuje.

4.2. Zajęcia grupowe

  1. Nieobecność na zajęciach grupowych należy zgłosić za pośrednictwem aplikacji zajęciowej; zgłoszenie nieobecności nie zwalnia z obowiązku uiszczenia opłaty za zajęcia i ma wyłącznie charakter informacyjny. 
  2. Uczestnik ma możliwość odrobienia zajęć w innej grupie na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
  3. Odrobienie zajęć odbywa się w terminach wskazanych przez Organizatora i jest uzależnione od dostępności miejsc w innych grupach oraz zgodności poziomu językowego grupy.
  4. Odrobienie zajęć możliwe jest wyłącznie w bieżącym okresie rozliczeniowym lub semestrze, o ile Organizator nie postanowi inaczej i nie przysługuje po jego zakończeniu.
  5. W przypadku braku dostępnych miejsc Organizator nie ma obowiązku zapewnienia terminu odrobienia zajęć ani tworzenia dodatkowych grup w tym celu.
  6. Niewykorzystane odrobienia nie podlegają zwrotowi, przeniesieniu ani zamianie na ekwiwalent pieniężny oraz wygasają z upływem okresu, o którym mowa powyżej.

5. PRZEŁOŻENIE ZAJĘĆ

5.1. Zajęcia indywidualne i zajęcia w parze

  1. Alternatywą dla odwołania zajęć jest ich przełożenie na inny dostępny termin na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
  2. Przełożenie zajęć możliwe jest wyłącznie poprzez kontakt mailowy: biuro@jwacademy.pl i wymaga potwierdzenia przez Organizatora.
  3. Prośbę o przełożenie zajęć należy zgłosić najpóźniej do godziny 18:00 dnia poprzedzającego planowane zajęcia; po tym czasie przełożenie nie jest możliwe.
  4. Przełożenie zajęć uzależnione jest od dostępności terminów oraz lektora i nie jest gwarantowane.
  5. W przypadku zajęć w parze przełożenie zajęć wymaga uzgodnienia nowego terminu przez obu uczestników oraz jego potwierdzenia przez Organizatora.
  6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, takich jak choroba lub ważne sytuacje losowe, Organizator może indywidualnie podjąć decyzję o możliwości przełożenia zajęć mimo przekroczenia wskazanego terminu. 

5.2. Zajęcia grupowe

  1. Zajęcia grupowe nie podlegają przełożeniu na indywidualny wniosek Uczestnika ani zmianie terminu na prośbę pojedynczego Uczestnika.
  2. W przypadku nieobecności zastosowanie mają zasady odrabiania zajęć określone w § 4.2 Regulaminu. 

6. PŁATNOŚCI

6.1. Zajęcia indywidualne i w parze

  1. Opłaty za zajęcia dokonywane są na podstawie wystawionego rachunku lub faktury udostępnionych w Aplikacji zajęciowej.
  2. Rozliczenie następuje co do zasady na koniec miesiąca, o ile Strony nie ustalą inaczej a Zamawiający zobowiązany jest do dokonania płatności w terminie wskazanym na rachunku lub fakturze.
  3. Nowi klienci zobowiązani są do dokonania przedpłaty za pierwsze trzy zajęcia co stanowi warunek rozpoczęcia współpracy.
  4. Po wykorzystaniu pierwszych trzech zajęć dalsze zajęcia rozliczane są zgodnie z przyjętym modelem rozliczeń na podstawie rzeczywiście zrealizowanych zajęć lub zajęć uznanych za zrealizowane zgodnie z Regulaminem. 

6.2. Zajęcia grupowe

  1. Zajęcia grupowe rozliczane są w stałych ratach płatnych z góry w terminach wskazanych przez Organizatora w Aplikacji zajęciowej. 
  2. Opłata za zajęcia grupowe stanowi opłatę za rezerwację miejsca w grupie i gotowość Organizatora do świadczenia usługi edukacyjnej zgodnie z harmonogramem niezależnie od faktycznego udziału Uczestnika w zajęciach.
  3. Nieobecność Uczestnika na zajęciach grupowych nie stanowi podstawy do obniżenia raty ani zwrotu uiszczonej opłaty.

7. SZCZEGÓŁY PŁATNOŚCI

  1. Opłaty należy dokonywać na rachunek bankowy:
    ING Bank Śląski 33 1050 1575 1000 0097 0183 7495.
  2. W tytule przelewu należy wpisać imię i nazwisko Uczestnika.
  3. Zamawiający zobowiązuje się do terminowego regulowania należności za zajęcia zgodnie z aktualną ofertą JW Academy albo ofertą przesłaną drogą mailową lub udostępnioną w Aplikacji zajęciowej. 
  4. W przypadku opóźnienia w płatności Organizator ma prawo naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie. Wysokość tych odsetek jest ogłaszana w obwieszczeniu Ministra Sprawiedliwości.
  5. W przypadku zaległości płatniczych Organizator ma prawo:
    1. wezwać Zamawiającego do zapłaty,
    2. wstrzymać możliwość udziału w zajęciach do czasu uregulowania należności,
    3. odmówić rezerwacji kolejnych terminów zajęć,
    4. rozwiązać współpracę z zachowaniem zasad wynikających z obowiązujących przepisów ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażących zaległości płatniczych.
  6. Wpłaty dokonywane przez Zamawiającego zaliczane są w pierwszej kolejności na najstarsze wymagalne należności, chyba że z treści przelewu jednoznacznie wynika inaczej co Zamawiający akceptuje. 

8. REZYGNACJA Z ZAJĘĆ

8.1. Rezygnacja zgłaszana przez Zamawiającego

  1. Rezygnacja z zajęć wymaga przesłania wiadomości e-mail na adres: biuro@jwacademy.pl i jest skuteczna wyłącznie po jej doręczeniu na wskazany adres.
  2. W przypadku zajęć indywidualnych oraz zajęć w parze obowiązuje tygodniowy okres wypowiedzenia liczony od dnia doręczenia rezygnacji. 
  3. W przypadku zajęć grupowych rezygnacja skuteczna jest na koniec miesiąca rozliczeniowego, w którym została zgłoszona. 
  4. Rezygnacja jest skuteczna od momentu jej otrzymania przez Organizatora z uwzględnieniem obowiązującego okresu wypowiedzenia. 
  5. Po otrzymaniu rezygnacji Organizator przesyła potwierdzenie zakończenia zajęć lub współpracy jednak brak takiego potwierdzenia nie wpływa na skuteczność rezygnacji.
  6. JW Academy nie przyjmuje rezygnacji telefonicznie, SMS-em, przez komunikatory ani za pośrednictwem lektora a zgłoszenia dokonane w innej formie nie wywołują skutków prawnych.
  7. Rezygnacja nie zwalnia z obowiązku uregulowania należności za zajęcia:
    a) już zrealizowane,
    b) prawidłowo naliczone zgodnie z regulaminem,
    c) objęte okresem wypowiedzenia lub przypadające do końca miesiąca rozliczeniowego w przypadku zajęć grupowych, jeżeli zostały w tym czasie zaplanowane i pozostawały do dyspozycji Uczestnika.
  8. Opłaty za miesiąc, w którym zgłoszono rezygnację, nie podlegają proporcjonalnemu zwrotowi, niezależnie od liczby zrealizowanych zajęć. 

8.2. Rozwiązanie współpracy przez Organizatora

  1. Organizator ma prawo rozwiązać współpracę ze skutkiem natychmiastowym albo na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego w przypadku:
    1. rażącego naruszenia regulaminu,
    2. uporczywego utrudniania prowadzenia zajęć,
    3. zachowania naruszającego dobra osobiste lektora, innych uczestników albo pracowników Organizatora,
    4. zaległości płatniczych mimo wezwania do zapłaty,
    5. braku współpracy organizacyjnej uniemożliwiającej prawidłowe świadczenie usług, lub innych istotnych okoliczności uniemożliwiających dalszą współpracę. 
  2. W takim przypadku rozliczenie stron następuje proporcjonalnie do zakresu usług wykonanych i należności powstałych do dnia rozwiązania współpracy z uwzględnieniem postanowień Regulaminu dotyczących płatności oraz zajęć uznanych za zrealizowane.

9. ZASADY UCZESTNICTWA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Uczestnik zobowiązany jest do:
    1. punktualnego udziału w zajęciach,
    2. kulturalnego zachowania wobec lektora i innych uczestników,
    3. korzystania z zajęć w sposób nienaruszający porządku organizacyjnego
  2. Zabronione jest:
    1. zakłócanie przebiegu zajęć,
    2. używanie wobec innych osób treści obraźliwych, agresywnych albo dyskryminujących,
    3. udostępnianie osobom trzecim materiałów dydaktycznych, nagrań, linków dostępowych albo innych zasobów przekazanych wyłącznie do użytku Uczestnika, jeżeli Organizator nie wyrazi na to zgody w szczególności poprzez ich publikację w internecie lub przekazywanie osobom trzecim.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez Uczestników w miejscu prowadzenia zajęć.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości udziału w zajęciach online wynikający z problemów technicznych leżących po stronie Uczestnika, w szczególności dotyczących sprzętu, łącza internetowego, oprogramowania albo braku dostępu do poczty elektronicznej ani innych narzędzi niezbędnych do udziału w zajęciach.
  5. W przypadku naruszenia zasad określonych w niniejszym paragrafie Organizator ma prawo odmówić Uczestnikowi dalszego udziału w zajęciach lub rozwiązać współpracę zgodnie z § 8 Regulaminu.

10. ZAJĘCIA ONLINE I MATERIAŁY

  1. Jeżeli zajęcia są prowadzone online, Uczestnik zobowiązany jest zapewnić sobie odpowiednie warunki techniczne do udziału w zajęciach w szczególności sprawne urządzenie, stabilne łącze internetowe oraz dostęp do wymaganych narzędzi i platform. 
  2. Materiały dydaktyczne udostępniane przez JW Academy są przeznaczone wyłącznie do użytku własnego Uczestnika i podlegają ochronie prawnej, w tym przepisom prawa autorskiego.
  3. Bez uprzedniej zgody Organizatora zabronione jest kopiowanie materiałów, ich rozpowszechnianie lub udostępnianie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie, w tym w szczególności poprzez przesyłanie, publikację w internecie lub nagrywanie zajęć. 
  4. Uczestnik zobowiązany jest do nieutrwalania przebiegu zajęć (w szczególności poprzez nagrywanie audio lub wideo), chyba że Organizator wyrazi na to uprzednią zgodę.

11. ZMIANY ORGANIZACYJNE I SIŁA WYŻSZA

  1. Organizator może odwołać zajęcia albo zmienić ich termin z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności z powodu choroby lektora, awarii, siły wyższej, decyzji administracyjnych albo innych zdarzeń losowych bez konieczności uzyskania zgody Zamawiającego.
  2. W takim przypadku Organizator, według własnego wyboru:
    1. wyznaczy nowy termin zajęć,
    2. zapewni zastępstwo,
    3. zaliczy dane zajęcia na poczet przyszłych zajęć,
    4. dokona proporcjonalnego rozliczenia, jeśli realizacja zajęć okaże się niemożliwa co Zamawiający akceptuje.

12. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administratorem danych osobowych jest Justyna Wołoszyn-Korzeń prowadząca działalność JW Academy z siedzibą wskazaną w danych kontaktowych Organizatora.
    Dane osobowe Zamawiającego i Uczestnika są przetwarzane w celu:
    1. zawarcia i wykonania umowy,
    2. organizacji zajęć,
    3. prowadzenia rozliczeń i dokumentacji księgowej,
    4. kontaktu z Zamawiającym lub Uczestnikiem,
    5. dochodzenia albo obrony roszczeń.
  2. Podstawą przetwarzania danych jest przede wszystkim niezbędność do wykonania umowy, obowiązki prawne ciążące na administratorze oraz prawnie uzasadniony interes administratora, a w przypadku działań opartych na zgodzie także zgoda osoby, której dane dotyczą. zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). 
  3. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do wykonania umowy, realizacji obowiązków prawnych oraz przedawnienia roszczeń.
  4. Dane mogą być udostępniane osobom współpracującym z JW Academy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zajęć, obsługi administracyjnej, księgowej i technicznej, na podstawie odpowiednich upoważnień lub umów oraz podmiotom świadczącym usługi informatyczne, w tym dostawcom systemów takich jak Aplikacja zajęciowa. 
  5. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  6. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy w zakresie wymaganym przez Organizatora.
  7. Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, chyba że odrębnie poinformowano o tym osobę, której dane dotyczą.

13. ZMIANY REGULAMINU

  1. Organizator ma prawo zmienić regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie:
    1. zmiany przepisów prawa,
    2. zmiany modelu organizacyjnego zajęć,
    3. konieczności doprecyzowania postanowień regulaminu,
    4. wprowadzenia nowych usług lub narzędzi organizacyjnych.
    5. lub innych istotnych przyczyn związanych z funkcjonowaniem JW Academy.
  2. Zmiana regulaminu nie może naruszać praw nabytych przez Zamawiających i Uczestników.
  3. O zmianie regulaminu Organizator poinformuje z odpowiednim wyprzedzeniem poprzez e-mail, aplikację zajęciową albo stronę internetową a zmiany wchodzą w życie w terminie wskazanym przez Organizatora.

14. DANE KONTAKTOWE

Justyna Wołoszyn-Korzeń
 +48 790 795 557
info@jwacademy.pl

Artur Korzeń – finanse, płatności
 +48 608 401 359
info@jwacademy.pl

Biuro – sprawy organizacyjne, przekładanie zajęć, rezygnacje
 +48 790 795 557
biuro@jwacademy.pl

DANE DO FAKTURY

Justyna Wołoszyn – Korzeń Academy
Miłocice Małe, ul. Główna 25
55-220 Jelcz-Laskowice

NIP: 912-185-17-53

ING Bank Śląski S.A.
nr rachunku: 33 1050 1575 1000 0097 0183 7495

Biuro:
 ul. Oławska 21, Jelcz-Laskowice, II piętro